Een telefoonservice is te vergelijken met een externe telefoniste. Het is een onafhankelijk bedrijf die jij met je eigen bedrijf kunt inhuren om de telefoon op te nemen op momenten dat je er zelf niet toe in staat bent. Dit is erg handig als je bijvoorbeeld erg druk bent, geen geld hebt voor een eigen telefoniste, of 24/7 service aan wilt bieden. Er zijn ontzettend veel verschillende telefoondiensten, met elk hun eigen voordelen. Denk bijvoorbeeld aan bizziphone.com, dit is een bedrijf dat naast telefoonservice ook een chatservice aanbiedt. Ook is biedt dit bedrijf de telefoonservice aan buiten kantoortijden, dit betekent dus dat je klanten ten alle tijden in contact kunnen komen met je bedrijf. Naast bizziphone.com zijn er nog veel meer bedrijven die eenzelfde soort service aanbieden. Omdat het gaat over de klantenservice van jouw bedrijf, wil je natuurlijk wel de juiste telefoondienst inschakelen. Bij het maken van deze keuze zijn er verschillende dingen waar je op kunt letten. Met onderstaande tips kun jij deze keuze makkelijker maken.
Kennis
Je vraagt je misschien af of het niet een erg groot risico is om een externe instanties vragen te laten beantwoorden over jouw bedrijf. Hoewel dit erg onlogisch klinkt, valt dit in de praktijk wel mee. Wanneer je kiest voor een telefoondienst maak je eerst duidelijke afspraken. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken om alleen terugbelverzoek achter te laten, of dat de telefoondienst afspraken kan maken met bepaalde klanten. Als het voor de sector waarin je werkt belangrijk is dat de telefoondienst bepaalde kennis heeft, kun je de externe telefonistes ook zelf scholen of briefen. Op deze manier kun je er zeker van zijn dat de telefonistes genoeg kennis heeft. Er zijn ook telefoondiensten die ergens in gespecialiseerd zijn, bijvoorbeeld in de advocatuur.
Goede meetbare afspraken
Ten tweede is het belangrijk om meetbare afspraken te maken met een telefoondienst. Uiteindelijk representeren zij jouw bedrijf, je wilt dus wel dat dit goed gaat. Het is altijd handig om deze afspraken meetbaar te maken, zodat je kunt checken of hieraan gehouden wordt. Een voorbeeld is een bepaald serviceniveau waar altijd aan gehouden moet worden.
De prijs is ook van groot belang
Natuurlijk is de prijs ook een belangrijke factor als je voor een bepaalde telefoondienst gaat kiezen. Het is belangrijk om te checken hoe een telefoonservice de kosten bepaald. Sommige bedrijven doen dat per telefoontje dat ze aannemen, terwijl andere juist kijken naar het aantal minuten dat in totaal is gebeld.